Conclusiones

Para implementar una GC eficiente, una empresa debe primero conocer y definir claramente que es lo que quiere lograr con la GC, ya que teniendo un punto de partida y un punto de llegada es más fácil trazar un camino.

Una empresa debe apalancarse en los 4 pilares para generar una GC eficiente, ya que cada uno de ellos aporta un grado de apoyo para que sean construidas las bases de la GC empresarial.

Dentro del pilar de las personas las empresas pueden adoptar estrategias de trabajo que permitan que sus miembros desarrollen habilidades y destrezas para compartir y generar nuevo conocimiento que pueda ser aplicado dentro de la misma organización.

Dentro del pilar de tecnología las empresas pueden adoptar cualquiera de las herramientas de GC para apoyar su trabajo, sin embargo no es necesario gastar altas sumas de dinero en herramientas si no se ha trabajado primero en los demás pilares.

Dentro del pilar de procesos las empresas pueden ajustar los procedimientos que utiliza en las diferentes áreas para permitir que estos no dependan de una sola persona, sino que esta pueda ser reemplazada en caso de faltar.

Dentro del pilar de la cultura, en mi opinión, es donde más deben trabajar las organizaciones, ya que es la base para que pueda funcionar cualquier estrategia de GC que se quiera implementar. 

Como tal no existe una receta que las organizaciones puedan implementar para realizar la Gestión del conocimiento, ya que cada una cuenta con individuos totalmente diferentes y cada una tiene sus propias necesidades, por lo tanto cada organización debe explorar la forma de gestionar el conocimiento de acurdo a sus necesidades y experiencias.

21 de febrero

Otras herramientas para la gestión del conocimiento son:

Páginas amarillas: Es una herramienta que permite identificar en donde se encuentra el conocimiento y que refleja todos los aspectos del conocimiento de las personas. Contiene la información organizadas por temas de conocimiento y clasificada por los dominios en los cuales una persona tiene un dominio. Entre otras contiene información personal del individuo, los estudios que ha realizado y las áreas de conocimiento en las cuales tiene experiencia.

Lecciones aprendidas: es una herramienta cuyo fin es documentar de manera explícita las vivencias y experiencias que hayan sido de éxito o fracaso  en una organización para tener como referencia  en caso de vivir una situación similar. Las experiencias vividas deben ser verificadas y luego de tener la certeza de su funcionamiento, publicadas para el resto de la organización.

Café de conocimiento: lo que se busca con ellos es generar espacios de conversación abierta y creativa donde los empleados puedan tratar temas en común con el fin de intercambiar conocimiento. Para trabajar con esta estrategia se deben contar con el espacio, los recursos (café, sillas, mesas) y la cultura de los empleados para aprovechar correctamente estos espacios.

World café: Busca la generación de conocimiento a través del intercambio de ideas de los diferente miembros de un grupo, divididos en equipos, los cuales van respondiendo preguntas de un moderador en un papel dispuesto para esto en la mesa y van rotando entre los diferentes equipos dejando solo un miembro de estos como ancla para que sea quien comparta la experiencia al siguiente equipo.

Comunidades de práctica: Son reuniones de personas que están interesadas en un tema en común con el fin de realizar la socialización del conocimiento. Se pueden programar conversaciones en tiempo real desde diferentes lugares con el fin de traspasar la frontera de la distancia y así poder compartir el conocimiento con miembros que no se pueden desplazar físicamente hasta el lugar donde se realizara el evento, para esto se pueden apoyar en las tecnologías de comunicación. Las comunidades deben tener las siguientes características: los miembros tienen un fin en común, se generan contenidos de información por la interacción de los miembros, deben tener un lugar donde reunirse (físico o web) y un gobierno que regula la conducta de sus miembros.

Red: Es un ambiente de cooperación que permite y favorece el flujo de información, que tiene como característica principal que sus miembros interactúan por voluntad propia y que se mantiene activa en la medida en que los temas tratados sean relevantes para cada uno de los miembros que la conforman. Dentro de ellas podemos clasificar los grupos de redes de conocimiento, redes sociales, y redes de trabajo.

Portal de conocimiento: espacio que permite el intercambio de conocimiento mediante información personalizada y que permite acceder a todas las estrategias tecnológicas de gestión del conocimiento.

Otras herramientas son los wikis, los blog y la gestión documental.

Gestion del conocimiento en EPM

Luz Marina Rodas empleada de EPM, quien actualmente labora en el área de Gestión del Conocimiento en su empresa, nos compartió algunas experiencias con Gestión del conocimiento en su organización. Inicialmente el área de Gestión del Conocimiento desbordo su foco en la creación de herramientas que les permitieran realizar gestión del conocimiento dentro de la organización, sin embargo, la estrategia implementada no funciono, ya que se dieron cuenta que tenían mucho conocimiento documentado, pero no sabían quién lo estaba utilizando. Es por esto que se vieron en la necesidad de hacer un alto en el camino y recomponer las cargas, actualmente están trabajando en un mapeo del conocimiento de la organización, tratando de realizar un comparativo entre el conocimiento que actualmente tienen y el conocimiento que necesitan para poder trabajar con eficiencia y calidad en cada una de las áreas. Este trabajo les generara un mapa con el GAP de conocimiento, que les permitirá enfocar su plan de desarrollo para obtener ese conocimiento restante.

Son importantes las lecciones aprendidas que se han logrado rescatar con la ayuda del área de GC en el grupo EPM, y lo más importante es que actualmente se está estructurando ese conocimiento, con el fin de generar ingresos adicionales a la compañía. Uno de los factores claves del área de GC en EPM es que reconocen que el conocimiento no se encuentra en un solo individuo, este es generado por la interacción de los conocimientos de todos los integrantes de un grupo y por lo tanto cada individuo es conocedor de una parte del mismo.

Adicionalmente el trabajo de generación de conocimiento mediante la innovación en el grupo está dividido en dos áreas que se encargan de validar, verificar y difundir este conocimiento que son el área de I+D y a de gestión del conocimiento, teniendo cada una un enfoque diferente el uno en los procesos como tal y el otro en la creatividad desarrollada junto con la innovación. Otro manejo importante en el área es el de la propiedad intelectual, ya que lo que se busca dentro del grupo es trascender, romper paradigmas y encontrar nuevos negocios

16 de febrero

Dentro de las estrategias de Gestión del conocimiento podemos encontrar las siguientes:

Mapas de conocimiento: es una herramienta que permite identificar que conocimiento existe en la organización y en qué parte se encuentra el mismo, por ejemplo en que documento esta o quien es la persona que conoce del tema. No contiene la información como tal del tema. El mapa de conocimiento puede ser realizado desde tres enfoques diferentes:

• Por persona: Cada persona debe tener su propio mapa de conocimiento, conocer de qué sabe y en qué grado.
• Por grupo: saber que conocimiento se tiene en el área y que conocimiento falta adquirir.
• Empresarial: Tener el conocimiento existente en la empresa mapeado como un todo.

Una de las características del mapa es que se puede generar un comparativo entre el mapa de conocimiento actual y el mapa de conocimiento objetivo al cual se quiere llegar, generando así la brecha de conocimiento que se debe llenar en la organización, a nivel grupal o personal.

Modelo de conocimiento: sirven para representar el conocimiento de un dominio particular a través de una colección de mapas conceptuales relacionados entre si con el fin de ampliar o profundizar en el tema tratado.

Contadores de historias: Es una estrategia de gestión del conocimiento basada en la tradición oral, la cual tiene como objetivo precisamente volver al principio de los tiempos donde el conocimiento era transmitido a través de las historias y los relatos orales. Es una técnica que busca fortalecer la cultura organizacional y que puede ser utilizada como mecanismo de entrenamiento para nuevos miembros de la organización. Actualmente las historias en las compañías están siendo digitalizadas con el fin de enriquecer las historias y tener un mayor alcance dentro de las mismas.

Gestion del conocimiento en Bancolombia

Diana Marcela Giraldo, quien es empleada de la vicepresidencia de auditoria interna del grupo Bancolombia nos dio una charla acerca de cómo se está realizando Gestión del conocimiento al interior de la VAI en el grupo Bancolombia. Para empezar pudimos realizar unos ejercicios para abrir la mente, para quitar la cuadricula que hace que pensemos siempre con lógica, ya que la creatividad es uno de los factores que ella identifica como clave a la hora de trabajar GC en su grupo de trabajo.

Dentro del trabajo que vienen realizando al interior de la VAI en el grupo Bancolombia pudimos observar como se ha enfocado en los cuatro pilares y como se está trabajando dentro de cada uno de ellos para lograr realizar una GC efectiva al interior de la organización:

Personas: Para el trabajo con las personas se han realizado capacitaciones, cursos virtuales y talleres cuyo objetivo es sensibilizar a las personas de la necesidad de hacer una buena GC. Dentro de las estrategias que han utilizado  para manejar el conocimiento tácito y explícito de las personas están los formatos, las entrevistas, la banca del parque (contador de historias) y el coaching. Además de utilizar la intranet como medio de obtención de lecciones aprendidas, las cuales son revisadas por un comité para determinar la validez antes de ser publicadas al resto de la organización.

Cultura: Podemos hacer una analogía entre el sonido de un tambor, o el de una trompeta, los cuales al ser tocados de una manera individual, podrían generar una tonada agradable, sin embargo si ponemos a sonar toda la orquesta podemos encontrar que la melodía es mucho más armoniosa y agradable. Así es la GC, si un individuo la aplica podría ser interesante, pero si toda la organización entra en la sintonía de la misma, esta podría obtener resultados extraordinarios.

Procesos: Los procesos como tal deben apoyar a la GC en la generación, aplicación, transmisión y transformación del conocimiento.

Tecnología: Aporta las herramientas que apoyan toda la estrategia de GC.

Finalmente podemos decir que la importancia del éxito de la GC está en no descargar toda la responsabilidad de la misma en el área de GH, ni tampoco descargarla en el área de tecnología, se deben involucrar a todas las áreas para que aporten dentro de la misma.

14 de febrero

Un CKO (Chief Knowledge Officer) debe tener características tanto de líder como de gerente, donde se compartan tanto habilidades técnicas como administrativas, con el fin de combinarlas en el trabajo diario para lograr tener una visual tanto global como específica del conocimiento de la organización.

Dentro de las organizaciones no existe un tamaño estándar para definir una estructura de gestión del conocimiento, existen empresas de pocos empleados que realizan muy conscientemente las labores de GC y al mismo tiempo grandes multinacionales también lo hacen, eso sí con la posibilidad de tener un área más estructurada que les permita apoyar a toda la organización.

Las TIC se convierten en el apoyo al pilar de las tecnologías, en donde han sido desarrollados diversos sistemas que lo que buscan precisamente es permitir la comunicación entre las personas para manejar principalmente un conocimiento explícito.

Podemos definir la estrategia tecnológica como la suma entre las herramientas tecnológicas y la cultura, haciendo énfasis sobre esta segunda, en donde se debe buscar la manera de generar procedimientos, capacitaciones, incorporación y valoración del conocimiento. Hoy en día podemos encontrar muchas empresas que gastan grandes cantidades de dinero en herramientas para el manejo del conocimiento explícito, dentro de estas podemos encontrar algunas que a pesar de tener las herramientas, no realiza ninguna labor en la cultura con el fin de que estas sean utilizadas.